Dateiablage strukturieren: eine Namenskonvention, die Jahre übersteht

Die meisten Ablagesysteme scheitern nicht an der Ordnerstruktur, sondern an den Dateinamen. Wer den Namen richtig baut, findet auch ohne ausgefeilte Struktur wieder, was er sucht.

Dateinamen mit dem Datum beginnen

Beginnen Sie jeden Namen mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT. Diese Schreibweise nach ISO 8601 sortiert sich alphabetisch automatisch chronologisch, in jedem Dateimanager und in jedem Skript. 2026-03-14_angebot_muellerbau_v2.pdf liegt damit immer an der richtigen Stelle, unabhängig davon, welches Programm die Liste anzeigt.

Trennzeichen und Zeichensatz einmal festlegen

Verwenden Sie den Unterstrich zwischen Sinnabschnitten und den Bindestrich innerhalb eines Abschnitts. Verzichten Sie auf Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen, sobald Dateien Systemgrenzen überqueren. Ein Name mit Umlaut übersteht den Weg über einen Webserver oder ein altes Archivformat nicht immer unbeschadet, und die anschließende Fehlersuche ist unverhältnismäßig aufwendig.

Ein guter Dateiname beantwortet drei Fragen, ohne dass jemand die Datei öffnen muss: wann, was, welche Fassung.

Versionierung ohne Ratespiel

final, final2 und wirklich_final sind kein Versionsschema. Nummerieren Sie stattdessen mit v1, v2, v3 und halten Sie den Status im Namen fest, wenn er relevant ist. Für abgeschlossene Dokumente hat sich ein Zusatz wie _freigabe bewährt.

Eine Konvention, die in kleinen Teams funktioniert:

• Datum, Vorgang, Beteiligter, Version, in genau dieser Reihenfolge;
• durchgehende Kleinschreibung, keine Leerzeichen;
• höchstens vier Ordnerebenen, dafür sprechende Namen;
• eine Textdatei mit der Konvention im obersten Ordner.

Die Umstellung eines gewachsenen Bestands lohnt sich rückwirkend nur selten. Ziehen Sie eine Trennlinie: Ab heute nach Konvention, alles Ältere bleibt liegen und wird bei Bedarf umbenannt. Wer erst den Altbestand sortieren will, beginnt in der Praxis nie.