Abokosten über drei Jahre rechnen: die vollständige Kostenaufstellung

Der Monatspreis ist die am wenigsten aussagekräftige Zahl eines Softwareangebots. Erst der Blick über drei Jahre zeigt, was eine Entscheidung wirklich kostet.

Abokosten vollständig aufstellen

Beginnen Sie mit dem Grundpreis mal Anzahl der Nutzer mal 36 Monate. Addieren Sie danach die Posten, die in keinem Angebot stehen: die Einrichtung, die Übernahme der Altdaten, die Einarbeitung der Beteiligten, die laufende Betreuung und den Aufwand für die jährliche Vertragsprüfung. In der Praxis liegen diese Nebenkosten im ersten Jahr häufig in derselben Größenordnung wie die Lizenzgebühr selbst.

Preissteigerungen einkalkulieren

Rechnen Sie mit einer Anpassung. Eine jährliche Steigerung von fünf Prozent bedeutet über drei Jahre rund zehn Prozent mehr als die naive Hochrechnung. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Tarif an eine Nutzerzahl gebunden ist, die absehbar wächst: Der Sprung in die nächste Stufe verläuft selten linear und verdoppelt in manchen Modellen den Betrag.

Vergleichen Sie nie einen Monatspreis mit einem Kaufpreis. Vergleichen Sie zwei Gesamtsummen über denselben Zeitraum.

Die Gegenrechnung fair aufstellen

Eine Kaufversion oder eine freie Alternative verursacht ebenfalls Kosten: die Einrichtung, die Aktualisierung, die eigene Betreuung und das Risiko, dass niemand im Haus zuständig ist. Setzen Sie diesen Aufwand ehrlich an, mit einem internen Stundensatz.

Eine Aufstellung, die einer Nachfrage standhält, enthält:

• Lizenzkosten über 36 Monate, inklusive angenommener Steigerung;
• einmalige Kosten für Einrichtung und Datenübernahme;
• jährlichen Betreuungsaufwand in Stunden und in Euro;
• Kosten eines möglichen Ausstiegs, inklusive Datenexport.

Der letzte Punkt fehlt fast immer und ist der teuerste. Wer nach drei Jahren wechseln will und dabei feststellt, dass die Daten nur als PDF herauskommen, zahlt den Wechsel doppelt. Klären Sie das Ausleseformat vor der Unterschrift, nicht bei der Kündigung.