Datenexport vor dem Anbieterwechsel: Formate, Fristen und Fallstricke
- Rubrik
- Kaufen & Lizenzen
- Veröffentlicht am
- 15. Mai 2026
- Lesezeit
- 5 Min. Lesezeit
Der Wechsel eines Anbieters entscheidet sich nicht bei der Auswahl des neuen Systems, sondern beim Auszug aus dem alten. Wer den Export erst nach der Kündigung angeht, verhandelt aus der schwächsten Position.
Datenexport vor der Kündigung testen
Fordern Sie einen vollständigen Export an, solange der Vertrag läuft. Prüfen Sie, was tatsächlich enthalten ist: Stammdaten meist ja, Anhänge und Verlaufsdaten oft nicht, Verknüpfungen zwischen Datensätzen fast nie. Genau diese Verknüpfungen sind es, deren Rekonstruktion später Tage kostet. Ein Export von 50.000 Datensätzen als CSV ist in Minuten erzeugt und sagt Ihnen nach einer Stunde Prüfung mehr als jedes Verkaufsgespräch.
Formate, die eine Übernahme erlauben
CSV, JSON und XML sind maschinenlesbar und lassen sich umformen. PDF ist ein Ausgabeformat und keine Datenübergabe. Achten Sie zusätzlich auf die Zeichenkodierung: Ein Export in einer veralteten Kodierung zerlegt jeden Umlaut, und die nachträgliche Reparatur ist mühsam. Bestehen Sie auf UTF-8 und prüfen Sie eine Zeile mit Umlauten und Sonderzeichen ganz konkret.
Ein Export, den Sie nicht in einem zweiten Programm geöffnet haben, ist kein geprüfter Export.
Fristen und Löschung regeln
Klären Sie schriftlich, wie lange nach Vertragsende ein Zugriff möglich bleibt. Üblich sind dreißig bis neunzig Tage, es gibt aber auch Verträge mit sofortiger Sperrung. Vereinbaren Sie parallel, wann und wie Ihre Daten beim alten Anbieter gelöscht werden.
Eine Reihenfolge, die Ärger vermeidet:
- Export anfordern und in einem zweiten Werkzeug öffnen;
- Vollständigkeit anhand von Stichproben prüfen, nicht anhand der Zeilenzahl;
- die Übernahme in das neue System testweise durchführen;
- erst danach kündigen und die Frist im Kalender vermerken.
Planen Sie für die Übernahme das Doppelte der geschätzten Zeit ein. Der Aufwand entsteht selten beim Import selbst, sondern bei den Datensätzen, die nicht in das neue Schema passen und einzeln entschieden werden müssen.
